Projekt · Interne Software für eine Agentur · KelavaDesk
KelavaDesk
Eigenes System für Aufgaben, E-Mail-Tickets, Wartungsverträge und Zeiterfassung der Digitalagentur KELAVA. Es hat ClickUp ersetzt: einfacher, schneller und genau auf die Arbeitsweise der Agentur zugeschnitten – ohne Lizenz pro Nutzer.
Herausforderung
01 — Ein Tool, das zu viel kann
Die Agentur arbeitete mit ClickUp: einem Tool, das sehr viel kann, von dem das Team im Alltag aber nur einen kleinen Teil nutzte – bei Bezahlung pro Nutzer.
Supportanfragen kamen per E-Mail und wurden von Hand in Aufgaben übertragen. Die monatlichen Website-Wartungen für 17 Kunden mussten jedes Mal neu angelegt werden, und Aufgaben, Mails und Zeiterfassung waren über mehrere Tools verteilt.
Ziel war kein ClickUp-Klon, sondern ein System für den tatsächlichen Arbeitsablauf der Agentur: einfacher, schneller, stärker automatisiert – und am Rechner genauso gut wie auf dem Smartphone.
Ziele
- ein System für Aufgaben, Tickets, Wartungen und Stunden
- jede Support-Mail wird sofort zur Aufgabe
- Wartungen, die sich selbst wiederholen
- mobil nutzbar wie eine echte App
- Anbindung an die App des Agenturinhabers
- keine Lizenz pro Nutzer
Lösung
02 — Was entstanden ist
Herzstück
Aus E-Mail wird Aufgabe
Jede Mail an die Support-Adresse wird sofort zu einer offenen Aufgabe, verknüpft mit dem richtigen Kunden. Antworten gehen direkt aus der Aufgabe raus, die Rückmeldung des Kunden landet im selben Ticket. Zuweisen lässt sich eine Aufgabe auch per Mail – mit @Name im Betreff oder einer Kollegin in CC.
01
Kanban und Listen
Kanban mit Drag & Drop, gefilterte Listen zum Teilen per Link, „Meine Aufgaben“, Checklisten, Kommentare mit @Erwähnung und die komplette Historie jeder Aufgabe.
02
Wartungen auf Autopilot
Wird eine Wartung abgeschlossen, öffnet sich die nächste automatisch mit neuem Termin. Die Checkliste hat 14 Punkte, der Kunde wird erst benachrichtigt, wenn alles erledigt ist.
03
Stunden und Berichte
Timer und manuelle Erfassung, Wochenübersicht und Berichte pro Kunde oder Projekt mit Export als CSV und PDF.
04
Screenshots und Dateien
Bildschirmaufnahmen direkt im Browser; Dateien und Anhänge sind nur für angemeldete Nutzer erreichbar.
05
App auf dem Smartphone
Installierbar als App (PWA), mit Push-Benachrichtigungen, globaler Suche und täglichen Erinnerungen an Fristen.
06
API und Webhooks
Die App des Agenturinhabers liest und schreibt Aufgaben, Kunden und Kommentare über die API; über Änderungen informiert ein signierter Webhook.
- Funktionen:
- Aufgaben
- E-Mail-Tickets
- Wartungen
- Zeiterfassung
- Berichte
- Suche
- Push-Benachrichtigungen
- API
03 — Ersparnis
Keine
Lizenz pro
Nutzer
ClickUp Business mit dem KI-Add-on Brain kostet ab 21 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (offizielle Preisliste, Oktober 2026). Für ein Team von 5 bis 10 Personen sind das 1.260–2.520 USD im Jahr – jedes Jahr, und mehr mit jedem neuen Teammitglied. KelavaDesk hat keine Lizenz pro Nutzer und macht genau das, was die Agentur braucht.
ClickUp
Ab 21 USD pro Nutzer und Monat, dauerhaft – auch für Funktionen, die das Team nicht nutzt.
→eigenes System
KelavaDesk
Keine Lizenz pro Nutzer. Feste Hostingkosten und Funktionen genau nach Maß des Teams.
Ergebnis
04 — Zahlen
1.Tag produktiv, das Team arbeitet ab Tag 2 damit
17Kundenwartungen auf Autopilot
106automatisierte Tests
Stack
05 — Technologien
- Next.js 16
- React 19
- TypeScript
- PostgreSQL
- Tailwind CSS
- Resend (E-Mail)
- Cloudflare R2
- Vercel